Dans le but d’uniformiser et de recenser les procédures utilisées dans l’atelier, j’ai été missionné pour mettre en place un site wiki interne. Ici sera détaillé la procédure de mise en place du service, de la planification du projet à l’intégration dans le workflow de l’atelier.
I - Définition du besoin
La base de connaissance doit permettre à tous les employés d’accéder facilement et clairement aux procédures de l’entreprise :
- Les procédures classiques essentielles pour les nouveaux arrivants, afin qu’ils aient un support auquel se référer pour débuter.
- Les méthodes et procédures inhabituelles ou complexes qui peuvent être amenées à se représenter, afin de pouvoir résoudre efficacement un problème similaire à l’avenir.
Le wiki à mettre en place doit avoir les fonctionnalités suivantes :
- Création facile et standardisée de nouvelles pages.
- Une recherche rapide d’informations selon des mots clés.
- Un accès aux sources d’informations complémentaires.
- Accessible dans et en dehors de l’atelier, pendant les interventions.
Ayant déjà une solution Microsoft Office 365 E3, il a été décidé de créer un site SharePoint qui permettra toutes ces fonctionnalités sans coût supplémentaire, et sécurisé par les comptes Microsoft.
II - Création du site Sharepoint
1 - Modèle de page
Avant de créer le modèle de page, il faut rajouter les attributs qui lui seront propres dans la bibliothèque de pages :
- Page Wiki : Les pages créées avec ce Template seront estampillées comme telles.
- Catégorie : Afin de faciliter la navigation dans le Wiki.
On créé ensuite à partir d’une page vide, toutes les caractéristiques qu’auront nos pages wiki. Une fois satisfait de la configuration basique de la page, on ajoute les attributs voulus créés précédemment.
Par défaut, on choisira la catégorie À trier pour que les nouvelles pages arrivent dans cette catégorie si aucune n’a été appliquée lors de la création de la nouvelle page wiki.
2 - Page d'accueil
La page d’accueil est la page sur laquelle les collaborateurs arrivent après s’être identifiés sur le site arebis.sharepoint.com/sites/wiki/ . Elle doit recenser les liens les plus utiles au quotidien et faciliter la navigation et la création de pages wiki. Il suffit de modifier la page par défaut.
Dans l’interface de modification, on peut :
- Choisir les catégories à afficher
- Filtrer par l’attribut Page Wiki pour n’afficher que les pages wiki
- Grouper par Catégorie, pour simplifier la navigation lorsque la base sera bien fournie
Lors de la modification de la page d’accueil, on peut donc ajouter l’affichage configuré. Après plusieurs autres modifications sur la page et sa publication, le wiki est prêt pour l’ajout de pages !
3 - Création de page
Pour créer une nouvelle page, on utilise le menu Créer, puis Page et on sélectionne Page Wiki (Très important pour que la page ait les bons attributs de base)
Par défaut, une page wiki est organisée en deux colonnes : 2/3 à gauche pour le contenu, 1/3 à droite pour les références, liens et documents de l’article.
Une page est composée de blocs, déplaçable et modifiables. On utilise par exemple :
- Texte : Pour le contenu et les titres (utiliser le format Accroche)
- Extrait de code
- Contenu mis en évidence : Pratique pour les ressources à télécharger
Par exemple, une page simple pour un problème précis :
III - Maintenance et Intégration dans le workflow
Le wiki est créé et fonctionnel. C’est bien beau, mais s‘il reste vide et inutilisé ça ne sert pas à grand-chose. Il faut régulièrement maintenir la base à jour et l’intégrer dans le flux de travail habituel.
La taille de l’entreprise autorise d’expliquer à chaque employé individuellement le fonctionnement et l’intérêt du wiki. Cela facilite l’intégration et l’acceptation de l’outil. Un guide d’utilisation est aussi créé et enrichi avec le temps en fonction des interrogations de chacun.
Le suivi des pages à créer se fait via Trello, le gestionnaire de tâches collaboratif utilisé au sein de l’entreprise. Cela permet d’intégrer la maintenance du site au workflow habituel.
Conclusion
Le wiki est constitué de façon à pouvoir évoluer avec le temps, selon les besoins. Par exemple lors de son déploiement, la catégorisation n’était pas implémentée. C’est un besoin qui s’est fait sentir lorsque le nombre de pages a commencé à prendre de l’ampleur. L’adoption du wiki se fait de manière progressive, il est de plus en plus intéressant avec son enrichissement.
